Sammen med GS1 Denmark har Coop igangsat et projekt, der skal sikre kvaliteten af den stamdata, dagligvarekæden modtager fra leverandørerne. Kvaliteten af stamdata er nemlig alfa og omega iCoops arbejde med at overgå til SAP, da informationerne dermed glider igennem uden kontroller. "Når varen har været gennem processen hos Exact-teamet hos GS1 Denmark har vi 100 procent tillid til, at de stamdata, der står på varen, rent faktisk er korrekte", siger Dorte Plesner, Shared Services Chef hos Coop Danmark.

Ét sted til al stamdata
"Vi er på en rejse i forståelsen af kvaliteten af stamdata," fastslår Dorte Plesner og henviser til Coops arbejde med at få alle stamdata centraliseret i SAP-systemet. I dag har Coop syv stamdatasystemer, og flere af disse systemer er egenudviklede og hænger ikke effektivt sammen. "Høj stamdatakvalitet er fundamentet for enhver effektiv proces, og vigtigheden af det bliver synliggjort for os, når vi går over i SAP – når det sker har vi ikke samme kontroller. Med SAP ryger dato nemlig direkte i systemet, og derfor skal den være helt korrekt. Det hjælper GS1 os med," forklarer Dorte Plesner. "Vi er de første datamodtagere, der har valgt at indlæse udvalgte data direkte i vores systemer. Så sikre er vi på den data, GS1 leverer, når produkterne er exactede," fastslår Dorte Plesner.

Effektiv forsyningkæde fra leverandør til forbruger 
I projektet hjælper GS1 Coop med lister på de produkter, der ikke er kvalitetsgodkendte i stamdatabasen GS1Trade Sync og hjælper desuden de 80 udvalgte leverandører med så gnidningsfrit som muligt at oprette produkterne i GS1Trade Sync og efterfølgende med opfølgning overfor leverandører. Og 80 er blot starten – derfor er det fordelagtigt, at projektet omfatter alle leverandører – både dem, der er medlemmer, men som ikke har indmeldt produkter i GS1Trade Sync og ikke brugt GS1Trade Exact - og leverandører, der ikke er medlemmer. I Rødovre bliver produkterne kvalitetssikret af teamet i GS1Trade Exact. Herefter kan der tages produktbilleder til marketing og planogram. "I bund og grund handler det om at lave en effektiv forsyningskæde fra leverandør til forbruger og i den proces er det altid en fordel for en leverandør at indgive sine stamdata ét sted, at sikre de bliver kvalitetssikret ét sted og, at der bliver taget billeder ét sted. Det vil komme alle datamodtagere til gode – og dermed alle forbrugere", fastslår
Dorte Plesner.

Korrekt stamdata til gavn hele vejen rundt
For netop forbrugeren giver en høj stamdatakvalitet og, at billedet af varen ligner billedet i butik/on-line en forbedret købsoplevelse i både den fysiske butik, tilbudsaviser, digitale tilbud og i online-handlen, fordi produkterne bliver eksponeret på den bedst mulige måde og alle relevante oplysninger er vist. På mad.coop.dk og shopping.coop.dk bliver målene automatisk læst ind. Og når en kunde bestiller varer, bliver der automatisk sendt information til lageret om, hvor mange kasser varerne skal pakkes i. Og hvis målene ikke passer, så er der enten for meget luft i kassen eller ikke nok plads. "Så det har mange konsekvenser i vores forsyningskæde, hvis stamdata er forkerte" forklarer Dorte Plesner.

Forkert stamdata har konsekvenser
Forkert stamdata får også konsekvenser i den fysiske butik. Hvis en leverandør har angivet, at et produkt er to cm. mindre i bredden end det reelt er, og der er lavet et planogram (plan for opbygning af varerne i butikken) med de mål, ja så passer varerne ikke til hylderne og butikspersonalet må finde deres egen løsning. Og det kan i værste fald ende med, at den automatiske bestilling, der skal sikre, at der altid er varer på hylden ikke passer og, at varer kan blive udsolgte – eller blive for gamle. Eller hvis teksterne på vores hyldeforkanter ikke er korrekte, så overholder vi ikke lovgivningen", tilføjer Dorte Plesner som endnu et eksempel på konsekvenserne
af ukorrekt stamdata.

Digitaliseringen kalder på endnu mere korrekt stamdata
I takt med, at forbrugerne køber flere og flere dagligvarer digitalt, stilles der højere krav om, at de data, der kan ses på de fysiske varer også vises, når handlen foregår i en webshop. Det kan både være indholdsstoffer, allergener, vægt og størrelse: "Det er klart, at de data skal være korrekte og det kan GS1 hjælpe os med. Jo mere digitale vi bliver, jo vigtigere og mere aktuel bliver korrekt stamdata", siger Dorte Plesner og tilføjer, at også korrekte billeder bliver endnu vigtigere i takt med øget digital handel. Tendensen er, at mere og mere data efterhånden bliver lagt åbent frem, og det stiller krav til datakvaliteten. "I lyset af den accelererende digitalisering bliver flere og flere stamdata offentlige, og dermed har alle i forsyningskæden en endnu større interesse i, at data er korrekt og kvalitetssikret," fastslår Dorte Plesner.

Krav om GS1Trade Exact
Og selvom det for nogle leverandører kræver nye vaner at få oprettet produkterne til kvalitetssikring, så er der god hjælpe at hente, siger Dorte Plesner. "Vi er godt på vej ift. at kvalitetssikre stamdata forud for SAP, da vi har samlet ansvar i ét specialistteam (stamdatateam) og ansat specialiserede dataanalytikere – ift. GS1 projektet, er vi i vores spæde opstart. Vi stiller krav om GS1Trade Exact, og sammen med GS1 hjælper vi leverandørerne med at komme i mål. Det er et krav, da det er med til at sikre nødvendig, høj kvalitet og effektive processer, der altid vil komme forbrugerne til gode i form af korrekte data til den billigste pris. For at det skal lykkes, kræver det, at leverandørerne forstår fordelen ved at have det hele samlet ét sted. Det er en ny vane for nogle, men GS1 er gode til at hjælpe både små og større leverandører i processen – og det er også en god hjælp for os", afslutter Dorte Plesner, Shared Services Chef hos Coop Danmark.