Guldborgsund Kommune gør møderne digitale
Massevis af parpirbaserede dagsordener og bilag erstattes af ditmers eDagsorden og iPads. Kommunen forventer både at kunne spare penge og skabe bedre arbejdsbetingelser i opstarten for ledere og medarbejdere og senere for byrådets medlemmer.
Men nu gør Guldborgsund Kommune op med de unødvendige papirstakke. Fra årsskiftet bliver kommunens administrative fora udstyret med iPads og får online adgang til dagsorden og bilag via ditmers skybaserede dagsordenmodul ditmer eDagsorden. Løsningen vil også blive tilbudt til kommunens politikere, som derved får dagsordener og referater fra alle deres udvalgs- og byrådsmøder i lommeformat. Men i første omgang træner administrationen i brugen af de helt nye muligheder.
Digitalisering med besparelsespotentiale
iPad’en og ditmer eDagsorden er allerede blevet afprøvet på flere direktionsmøder til stor glæde for deltagerne.
"Da vi lavede tests, gled møderne bedre og anderledes effektivt, fordi det nu er nemmere at finde rundt i de mange bilag. Og hidtil har vi brugt mange tusinde kroner på print, blæk og papir, så der vil være meget at spare med de papirløse møder," siger Ib Østergaard Rasmussen, administrerende direktør for Guldborgsund Kommune, og fortsætter:
"Vi er den første kommune i landet, der implementerer iPad med ditmer eDagsorden, og vi ser det som en vigtig intern kompetenceudvikling. Når vores medarbejdere skal hjælpe andre, herunder politikere, med at overgå til digitalisering, er det afgørende, at de selv bliver trænet op til at være digitale."
Både til private og offentlige organisationer
ditmer eDagsorden kan anvendes på iPads, bærbare og stationære computere eller via en hvilken som helst webbrowser. Softwaren er under konstant udvikling, så den opfylder alle de behov, som mødedeltagerne har.
"Vi har store forventninger til, at ditmer eDagsorden vil styrke effektiviteten hos både virksomheder og i den offentlige sektor. Hvis man har en hverdag, hvor mødedeltagelse med en stor dokumentbyrde fylder meget, vil der være rigtigt gode muligheder for at forbedre produktiviteten. Systemet giver ganske enkelt mulighed for at arbejde smartere. Derfor oplever vi da også allerede nu overvældende interesse for løsningen," siger Johan Bitsch Nielsen, partner i ditmer.