Vi skal bruge brugerne rigtigt
Af indkøbschef Vagn Nyberg, Hvidovre Kommune og konsulent cand. merc. jur. Eva Holmark, IMM merkantile og juridiske rådgivere
Det kan være aftaler, der eksempelvis skal bruges af pædagoger i en vuggestue, af økonomaer på plejehjemmet, læger på operationsgangen eller fuldmægtige i styrelsen.
Derfor inddrager de fleste indkøbsfunktioner i dag brugerne, altså de fagpersoner der skal bruge aftalerne i hverdagen.
Det lyder måske lettere, end det reelt er. Og vores mål med denne artikel er at kaste lys over både fordele og udfordringer.
Hvad er det, vi beder brugerne om?
Indkøberne har ikke og skal ikke besidde konkret faglig viden om kanyler, fødevarer, IT konsulentydelser, eller hvad der måtte være aktuelt i det pågældende indkøb. Derfor skal de kunne støtte sig til den viden, der er til stede i organisationen, med mindre den viden skal komme eksternt fra.
Brugerne er dem, der oplever, hvordan aftalerne fungerer efter udbuddet er afsluttet, og derfor har indkøberen også nytte af brugernes viden, når der følges op på samarbejdet med leverandøren. Vi må derfor bede brugerne om hjælp. Hjælp til at forstå behovene i organisationen, mulighederne på markedet og det pågældende produkt/ydelse.
Vi beder brugerne om at bruge deres arbejdstid, hvilket betyder, at der reelt går tid fra deres øvrige arbejdsopgaver. Så brugerne skal enten løbe hurtigere, eller have mulighed for at kollegaerne træder til. Begge dele er en udfordring de fleste steder. Så det understreger behovet for en effektiv mødeledelse og klare rammer for, hvordan brugerne inddrages.
De rigtige brugere
At det er vigtigt at få de "rigtige" brugere, siger sig selv.
Indkøbsfunktion har måske en formodning om, hvem der har den fornødne faglige kompetence til at deltage i brugergruppen. Alligevel bør de ikke udpeges af indkøbsfunktionen.
Det skulle nødig hedde sig, at de er indkøbsfunktionens venner. Hvem der skal udpege deltagerne, afhænger af den enkelte kommunes struktur, men det bør ske på overordnet chefniveau.
Involvering af et chefniveau skulle også gerne sikre, at der er opbakning i organisationen og forståelse for det tidsforbrug, der uundgåeligt er forbundet med arbejdet i brugergrupper. Dermed skulle risikoen for afbud til eller måske udeblivelse fra brugergruppemødet minimeres.
De vil gerne, men….
Det er vores erfaring, at der som udgangspunkt er stor velvilje fra brugernes side til at deltage, men at den velvilje skal plejes.
Det betyder, at brugerne skal klædes på til at deltage i arbejdet. Det kan eksempelvis ske i et introduktionsbrev, der bl.a. beskriver:
• Hvad det forventes, at vedkommende kan bidrage med.
• En kort opremsning af udbudsprocessen.
• Angivelse af hvornår det første møde finder sted.
• Hvordan møderne afvikles og varigheden af disse.
Det er en god idé at vedlægge udbuddets tidsplan, så deltageren straks kan danne sig et overblik over forløbet.
Afgørende for velviljen er, at deltagelse i brugergruppen ikke er på skrømt. Der skal være tale om reel indflydelse under hele processen. Det gælder udbudsmaterialet, spørgsmål og svar, tilbudsevaluering og kontraktindgåelsen samt opfølgning på kontrakten.
Brugerne må ikke overtrumfes, men der skal selvfølgelig også være plads til indkøberens faglighed. Et eksempel kan være diskussionen om en eller flere leverandører.
Her vil brugerne typisk gerne have én leverandør, da det er det nemmeste i det daglige arbejde, mens indkøberen gerne vil sikre en fortsat konkurrence og forsyningssikkerhed. En situation der kræver en afbalanceret, saglig diskussion og ikke en "skyttegravskrig".
En anden verden
Vi beder også brugerne om at deltage i vores verden med indkøbsfaglige hensyn og komplekse udbudsregler.
Indkøbere kender udbudsreglerne og ved, hvad vi må og ikke må. Vi kan ikke forklare brugerne reglerne i detaljer, og det har heller ikke noget formål.
Men det er ikke spor sjovt at skulle fortælle, at den faglige kravspecifikation, som brugeren har skrevet med stor entusiasme, er i konflikt med reglerne og skal skrives om.
Så det er vigtigt at angive nogle retningsliner for arbejdet med kravspecifikationen.
Mange udbud og brugergruppearbejde foregår i dag i indkøbsfællesskaberne, og det kan virke som noget, der foregår på en fjern planet, og som er uvedkommende.
Det er vigtigt at sende signalet om, at selvom udbuddet gennemføres af flere, er den faglige deltagelse lige så vigtig, som når der er tale om kommunens eller regionens eget udbud.
Inddragelsen stiller krav til indkøberen
Inddragelsen af brugere og anvendelse af brugergrupper stiller krav til indkøberens kompetencer.
Der er brug for indkøbsfaglig viden, merkantil forståelse og udbudsretlig viden. Men indkøberen har også en rolle som formidler og leder af processen.
Indkøberen skal også have "politisk tæft" og opbakning til opgaven, hvis den skal lykkes.
Vi skal helt sikkert bruge brugerne i vores indkøbs- og udbudsarbejde, men vi skal bruge dem rigtigt, så det bliver til gavn og glæde for alle.