SKI: Klare og grønne spilleregler
Ny indkøbsaftale for kopi og print sætter fokus på to mulige faldgruber ved køb af kopi og print i det offentlige: de samlede levetidsomkostninger og fastlæggelse af klare spilleregler for leverandørerne.
Både betragtningerne om totalomkostninger i levetiden (TCO - Total Cost of Ownership) og adfærdskodekset er kommet i stand som resultat af SKI's dialog med en række offentlige indkøbere, leverandører og brancheforeninger, for at imødekomme brugernes behov bedst muligt.
Aftalen er inddelt i fire delaftaler, som giver mulighed for at købe printere, multifunktionsmaskiner og produktionsmaskiner - alle med mulighed for print i sort/hvid og farve og med tilhørende ydelser og tilbehør - samt betalingssystemer.
Grønt fokus på samlet pris
Der er indbygget TCO-betragtninger i rammeaftalen ved, at det ikke bare er maskinernes anskaffelsespris, leverandørerne har konkurreret om under udbuddet af aftalen. Også maskinernes strømforbrug og såkaldte 'klik-pris' - prisen for at udskrive en enkelt side - har haft indflydelse på hvilke leverandører, der er blevet vurderet til at være de samlet set billigste.
Strømforbruget står for en stor del af kontormaskinernes miljøpåvirkning, men også kemikalierne i tonerpulveret og udledningen af forskellige stoffer under print og kopiering spiller en rolle. SKI har sat en række mindstekrav til maskinerne for at sikre, at de lever op til kravene i Indkøbsvejledning 2011 fra Go'Energi (Center for Energibesparelser under Klima-, Energi- og Bygningsministeriet).
Udbudsdesignet har været tilrettelagt sådan, at konkurrencen på selve rammeaftalen og i forhold til kundernes tildeling, sker ud fra de TCO-priser, som leverandørerne har budt ind med. Dvs. at prisevalueringerne både hos SKI og hos slutbrugeren ikke blot foretages på grundlag af anskaffelsesprisen, men på den samlede omkostning i hele maskinens levetid.
Klare linjer om rådgivning
Leverandørerne har skullet skrive under på at overholde et leverandøradfærdskodeks. Kodekset indeholder en række spilleregler for, hvordan leverandøren skal agere overfor kunden i forbindelse med rådgivning. Det drejer sig blandt andet om, at leverandørens repræsentant skal vejlede kunden loyalt i forhold til kundens reelle behov, og fx ikke anbefale kunden unødig anskaffelse af nye produkter, hvis kundens eksisterende maskiner er tilstrækkelige.
Indkøberne har mulighed for at bruge både direkte tildeling og miniudbud, alt efter indkøbets omfang. Tildelingen sker let ved, at indkøberen indtaster sit købsbehov i et online værktøj på SKI's hjemmeside, som derefter enten viser hvilken leverandør, der er billigst eller viser indkøberen videre til at gennemføre et miniudbud blandt leverandørerne på aftalen, hvis der er tale om en større ordre.
SKI´s rammeaftale 02.12 Kopi og print forventes at træde i kraft medio marts. Aftalen er frivillig at anvende for kommuner, regioner, selvejende institutioner og halvoffentlige virksomheder. Staten kan anvende aftalen under visse betingelser. De offentlige ventes at indkøbe for ca. 500 mio. kr. på denne aftale i løbet af de næste fire år.
SKI vil om kort tid offentliggøre prisbenchmark for aftalen, der viser besparelsespotentialet i aftalens samlede løbetid.
Senere på foråret søsætter SKI to forpligtende indkøbsaftaler med et smallere sortiment inden for kopi og print. De forpligtende indkøbsaftaler udspringer af økonomiaftalen for 2012 mellem regeringen og KL.